Elektronická komunikace (1)

Avšak nezadržitelně se blíží doba, kdy jiná než elektronická komunikace s orgány státní správy nebude možná a proto bychom vás rádi seznámili s nynějšími možnostmi elektronické komunikace a to především se správcem daně, státní správou sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami. V této první části bychom chtěli shrnout stávající možnosti v oblasti elektronické komunikaci se správcem daně s ohledem na příslušné zákony a vydané pokyny či informace ze strany Ministerstva financí.

Elektronická komunikace se správcem daně není pouze jednostranným úkonem, kdy by občan se správcem daně komunikoval elektronicky a správce daně by naopak mohl komunikovat pouze např. pomocí provozovatele poštovních služeb. Tedy i přímo správce daně má možnost použití elektronické komunikace, respektive má povinnost doručovat elektronicky, pokud je to možné. Doručování správcem daně upravuje ustanovení § 39 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád (dále jen „DŘ“), které nám v prvním odstavci říká, že správce daně doručuje písemnosti při ústním jednání nebo elektronicky. Tedy je jednoznačně upřednostňována forma doručování elektronicky. Dle druhého odstavce tohoto ustanovení, pokud není možné doručovat elektronicky (případně při ústním jednání), může správce daně využít způsob doručování za pomoci provozovatele poštovních služeb, či úřední osoby nebo jiným orgánem. Podle tohoto ustanovení je správce daně povinen upřednostňovat doručování písemností daňovému subjektu do datové schránky (elektronicky), před použitím způsobu zaslání písemnosti provozovatelem poštovních služeb. V zásadě pokud má daňový subjekt zřízenu datovou schránku, měly by mu být veškeré písemnosti od správce daně doručovány do příslušné datové schránky.

Způsob podání uskutečněné daňovým subjektem upravuje ustanovení § 71 DŘ, kdy nám zákon v odstavci prvním umožňuje učinit podání písemně, ústně do protokolu nebo datovou zprávou, která je podepsána elektronickým podpisem, nebo která je odeslána prostřednictvím datové schránky. Tedy oproti ustanovení ohledně doručování písemností, způsob podání zákon daňovému subjektu nenařizuje, daňový subjekt si může libovolně vybrat z jednotlivých způsobů podání.

Jedním způsobem jak komunikovat elektronicky s orgány finanční správy České republiky je prostřednictvím datové schránky. Tato komunikace se řídí zákonem č. 200/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zároveň ustanovením § 72 ĎR. Jednotlivá podání, která jsou specifikovaná v ustanovení § 72 odst. 1 DŘ, tedy přihláška k registraci, řádně daňové tvrzení a dodatečné daňové tvrzení lze učinit pomocí datové schránky. Ministerstvem financí byl vydán pokyn D-349, který pro tato podání datovou schránkou ukládá jednotný formát a strukturu datové zprávy. Popis formátů a struktur příslušných souboru s příponou .XML jsou podrobně formulovány na internetových stránkách České daňové správy.

Avšak pro vytvoření požadovaného .XML souboru, ve stanoveném formátu a struktuře, lze využít elektronické formuláře v aplikaci EPO, kterou lze nalézt na Daňovém portálu: www.daneelektronicky.cz. Funkčnost elektronických formulářů je v aplikaci EPO vybavena funkcí „Uložení k odeslání do Datové schránky“. Před příslušným uložením souboru pro odeslání datovou schránkou bude provedena kontrola úplnosti a formální správnosti údajů, kdy pokud nebude nalezena kritická chyba, bude soubor uložen do vámi zvoleného úložiště, odkud ho je možné následně odeslat prostřednictvím datové schránky. Nebo je dále možné využít speciálních programů pro tvorbu jednotlivých formulářů s následným převodem do požadovaného formátu souboru s příponou .XML i s veškerými funkcemi pro kontrolu úplnosti a formální správnosti údajů.

Pokud daňový subjekt nemá zřízenu datovou schránku, nebo pokud nechce uskutečňovat podání prostřednictvím datové schránky, je možné postupovat druhým způsobem pří podání a to prostřednictvím datové zprávy, která je podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Tedy prostřednictvím aplikace EPO je možné uskutečnit elektronické podání pouze s uznávaným elektronickým podpisem. Pro použití v aplikaci EPO musí uznávaný elektronický podpis splňovat podmínky dle ustanovení § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, kdy se uznávaným elektronickým podpisem rozumí, zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Pro tuto jednoznačnou identifikaci osoby je používán identifikátor MPSV. Kvalifikovaný certifikát s identifikátorem MPSV pro účely daňového podání vydávají poskytovatelé certifikačních služeb, kterým byla vydána akreditace Ministerstvem vnitra. V současné době poskytují kvalifikovaný certifikát tři společnosti: Česká pošta s.p., eIdentity, a.s. a První certifikační autorita, a.s. Platnost kvalifikovaného certifikátu je na jeden rok.

Uznávaný elektronický podpis umožňuje uskutečnit podání nejen pouze prostřednictvím aplikace EPO, ale jakoukoliv datovou zprávou, respektive i za pomocí e-mailové komunikace. Tedy je možné uskutečňovat podání přímo ze specializovaných programů, které nám umožní vypracování formuláře jeho uložení do potřebného formátu, podepsání uznávaným elektronickým podpisem a odesláním. Stejně tak je možné vložit podání v příslušném formátu do e-mailu a celý tento e-mail včetně přílohy podepsat zaručeným elektronickým podpisem a odeslat, kdy bude dodržen požadavek pro jednoznačnou identifikaci odesílatele a nemožnost změny obsahu elektronické komunikace.

To kdy bylo doručeno při elektronické komunikaci, je pro daňový subjekt velmi důležité a to především z pohledu zachování lhůt při jednotlivých podání. Při podání uskutečněných pomocí datových schránek či přes aplikaci EPO, daňový subjekt vždy obdrží potvrzení o doručení, respektive potvrzení podání, kdy přesně bylo správci daně doručeno. Při elektronickém podání jinou datovou zprávou, není správce daně povinen zasílat potvrzení o doručení, ale je možné si toto vyžádat. V zásadě v případech kdy je podání uskutečněno datovou schránkou, má se za to, že je jakékoliv podání vůči orgánu veřejné moci učiněno okamžikem dodání datové zprávy do datové schránky orgánu veřejné moci (nikoliv až po přihlášení pracovníka, či doručení fikcí). Jak již soudy judikovali, podstatné jsou údaje z dodejky datové zprávy. V aplikaci EPO je v případě podání postupováno ve shodě s podáním prostřednictvím datových schránek.

Na závěr první části bychom chtěli upozornit na novelu daňového řádu v oblasti elektronické komunikace se správcem daně, kdy by mělo vstoupit v účinnost, k 1. 1. 2015 v souvislosti se zřízením tzv. jednotného inkasního místa (je možné, že účinnost bude posunut a to na 1. 1. 2014), ustanovení § 72 odst. 4 DŘ, který nařizuje všem daňovým subjektům, případně jeho zástupci, kteří mají zřízenu datovou schránku nebo zákonem uloženou povinnost auditu, uskutečnit podání (registrace, daňové tvrzení, dodatečné daňové tvrzení) pouze datovou zprávou ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně a odeslanou prostřednictvím datové schránky nebo opatřenou uznávaným elektronickým podpisem.